Control de presencia en centros de clientes: cómo fichar en limpieza sin conflictos

En una fábrica, el reloj de fichar está en la puerta. En una empresa de limpieza, la puerta es la de tu cliente: una oficina que abre a las 7:30, un portal de vecinos, una clínica de noche. Tu plantilla ficha en sitios que no controlas, a horas en las que no hay nadie de tu empresa mirando. Esta guía compara los métodos de control de presencia que funcionan en ese contexto, lo que dice la ley sobre cada uno y cómo aprovechar el mismo registro para demostrar horas al cliente y facturarlas.

Por qué el control de presencia en limpieza es distinto

Tres rasgos del sector complican el fichaje:

• Muchos centros por persona. Una trabajadora puede pasar por dos o tres centros al día. No basta con saber a qué hora empezó: necesitas saber en qué centro estuvo cada tramo, porque cada centro es un cliente distinto.
• Mucho tiempo parcial. Para el personal a tiempo parcial, el Estatuto de los Trabajadores (art. 12.4.c) exige registrar la jornada día a día, totalizarla cada mes y entregar a la trabajadora el resumen junto a la nómina. Si no, el contrato se presume a jornada completa.
• El lugar no es tuyo. No puedes atornillar un terminal en la pared de cualquier cliente, ni todos los centros tienen cobertura, enchufe o un teléfono fijo disponible.

Y un cuarto que muchas empresas olvidan: el registro de horas es también tu prueba ante el cliente. Si un cliente discute una factura o una penalización, lo que tienes para defenderte son los fichajes y los partes de servicio.

Qué exige la ley hoy (y qué no)

Lo que obliga a 30 de septiembre de 2026:

• Registro diario de jornada con la hora concreta de inicio y de fin de cada persona, conservado cuatro años y a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo (art. 34.9 del Estatuto).
• La forma de organizarlo se fija por convenio, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión de la empresa previa consulta con los representantes (mismo artículo).
• Sanción: la transgresión de las normas de registro de jornada es infracción grave (art. 7.5 LISOS), con multa de 751 a 7.500 euros (art. 40.1.b).

Lo que no obliga todavía: el registro digital, la conexión en tiempo real con la Inspección o la prohibición de hojas de papel. Todo eso está en el proyecto de real decreto que el Gobierno no aprobó en septiembre y que sigue sin fecha (Qué.es, 26/09/2026). El detalle, y cómo prepararte sin adivinar el texto final, está en la guía de registro de jornada en limpieza.

Ojo: que el papel siga siendo legal no significa que te convenga. Con plantilla dispersa, un registro en papel llega a la oficina días después, con tachones y sin forma de saber qué centro corresponde a cada hora.

Los cinco métodos, comparados

Método	Cómo funciona	Prueba de que estaba en el centro	Coste de montaje	Fricción para la plantilla	Punto legal a vigilar
App con geolocalización	La trabajadora ficha en su móvil; la app guarda hora y posición	Media: la posición depende del GPS y del edificio	Bajo (licencia por persona)	Baja si el móvil es suyo y lo acepta	Informar antes de la geolocalización (art. 90 LOPDGDD); uso del móvil personal
App + QR o NFC en el centro	La trabajadora escanea un código o acerca el móvil a una etiqueta pegada en el centro	Alta: hay que estar físicamente delante de la etiqueta	Bajo: etiquetas y permiso del cliente para colocarlas	Baja	Etiqueta que no se pueda copiar fácilmente (un QR fotografiado viaja)
Tablet o terminal en el centro	Terminal fijo con PIN o tarjeta	Alta	Medio: equipo, conexión y enchufe en cada centro	Baja	Solo viable en centros grandes y estables
Llamada o bot de mensajería	La trabajadora llama o escribe a un número al llegar y al salir	Baja si llama desde su móvil; media desde el fijo del centro	Muy bajo	Baja	Sin prueba de ubicación, salvo fijo del cliente
Biometría (huella, cara)	Terminal que identifica por rasgo físico	Alta	Medio o alto	Baja	La AEPD considera que hoy no hay base legal para usarla en registro de jornada

No hay un método ganador en todos los centros. Lo habitual es combinar: app con QR o NFC como norma, tablet en los dos o tres centros grandes y una alternativa (llamada o terminal) para quien no puede o no quiere usar su móvil.

App con geolocalización: lo que exige la ley

La geolocalización es lícita como herramienta de control laboral, con condiciones. El artículo 90 de la LOPDGDD permite tratar los datos de geolocalización para las funciones de control del art. 20.3 del Estatuto, siempre que:

• Informes antes, “de forma expresa, clara e inequívoca”, a la plantilla y, en su caso, a sus representantes, de la existencia y características del sistema.
• Informes también de sus derechos de acceso, rectificación, limitación y supresión.

Cómo aplicarlo con sentido común:

1. Geolocaliza el fichaje, no la jornada. Para registrar entrada y salida basta la posición en el momento de fichar. Seguir a alguien durante todo el turno es otra cosa y necesita una justificación que un fichaje no tiene.
2. Pon un radio razonable. El GPS falla dentro de edificios y sótanos. Un radio demasiado estricto genera falsos “fuera de centro” y discusiones inútiles.
3. Documenta la información dada. Una hoja firmada o un aviso en la app con acuse de recibo. Si hay representantes, que conste que se les informó.
4. Resuelve el móvil personal. Si la app va en el teléfono de la trabajadora, pacta cómo se usa y ofrece alternativa. Con representación legal, mejor por escrito.

QR y NFC: la prueba de presencia más barata

Una etiqueta en el centro convierte el móvil en un reloj de fichar local. Ventajas: casi no cuesta, no depende del GPS y demuestra que alguien estuvo delante de la etiqueta.

Tres detalles que marcan la diferencia:

• Pide permiso al cliente para colocar la etiqueta y acordad el sitio (un cuarto de limpieza, no la recepción).
• Un QR impreso se puede fotografiar. Una foto del código en el grupo de mensajería y alguien ficha desde casa. Las etiquetas NFC o los códigos que cambian son más difíciles de copiar. Si usas QR, combina con la posición del móvil.
• Una etiqueta por zona en centros grandes. En un hospital o un centro comercial, fichar en la puerta no dice si se limpió la planta tres. Para eso están los partes de servicio.

Biometría: por qué no la recomendamos para fichar

Huella y reconocimiento facial son cómodos y difíciles de engañar. El problema es legal. La guía de la AEPD sobre control de presencia mediante sistemas biométricos (versión de noviembre de 2023, marcada como “en revisión” en el documento) concluye, entre otras cosas, que:

• Usar biometría para control de presencia es un tratamiento de alto riesgo con categorías especiales de datos.
• Para registro de jornada y control de acceso laboral, levantar la prohibición del art. 9 del RGPD por la vía del Derecho laboral exige una norma con rango de ley que lo concrete, “que no se encuentra en la actual normativa legal española”.
• El consentimiento de la trabajadora no sirve ni para levantar la prohibición ni como base de licitud, por el desequilibrio entre empresa y plantilla.
• En todo caso haría falta una evaluación de impacto previa y favorable.

Si ya tienes terminales biométricos, habla con tu asesor de protección de datos antes de seguir usándolos para registrar jornada. Para una empresa de limpieza, con alternativas baratas como QR o NFC, el riesgo no compensa.

Tablet y llamada: para centros concretos

Tablet o terminal en el centro. Tiene sentido en centros grandes y estables, con varias personas por turno: un hospital, una fábrica, un centro comercial. Necesitas enchufe, conexión y un sitio donde no se pierda. En una comunidad de vecinos con una persona dos horas a la semana, no.

Llamada o bot de mensajería. Útil como alternativa para quien no usa app, o en centros sin cobertura de datos. Desde el móvil personal no prueba nada sobre dónde estaba la persona. Desde el teléfono fijo del cliente sí, si el cliente lo permite, pero cada vez hay menos fijos.

Del fichaje a la factura: horas por cliente y partes de servicio

El fichaje dice cuándo estuvo alguien en el centro. El cliente quiere saber además qué se hizo. Son dos registros distintos que conviene enlazar:

• Fichaje (registro de jornada). Entrada, salida, centro. Obligatorio por ley. Lo ves tú, la trabajadora, sus representantes y la Inspección.
• Parte de servicio. Tareas hechas, incidencias (una fuga, un cristal roto, falta de material), fotos si el contrato las pide, firma del cliente si procede. No lo exige la ley laboral; lo exige tu contrato o tu calidad.

Con los dos juntos puedes enseñar al cliente un informe mensual de horas prestadas por centro frente a horas contratadas, con las incidencias. Es el mejor argumento cuando llega una reclamación, y es lo que necesitas para facturar servicios extra (una limpieza de fin de obra, un refuerzo) sin discusión.

Ojo: al cliente dale horas por centro y partes, no el registro de jornada de cada persona. Los datos personales de tu plantilla se comparten solo en la medida en que el contrato lo justifique y hayas informado de ello. Si un cliente o un pliego te pide listados nominales, consulta cómo encajarlo en tu información de protección de datos.

Cómo implantarlo sin guerra

1. Elige el método por tipo de centro, no uno para todos. Haz una tabla: centro, personas, cobertura, enchufe, permiso para etiqueta.
2. Consulta a la representación legal si la hay. El art. 34.9 del Estatuto pide organizar el registro por convenio, acuerdo o decisión de la empresa previa consulta.
3. Informa por escrito del sistema y, si hay geolocalización, de su existencia y características (art. 90 LOPDGDD).
4. Prueba un mes en paralelo con el sistema anterior en tres o cuatro centros. Verás los falsos “fuera de centro”, los QR mal colocados y los centros sin cobertura.
5. Define qué pasa cuando falla (móvil sin batería, app caída): fichaje manual con validación del encargado, con motivo anotado.
6. Entrega el resumen mensual a quien trabaja a tiempo parcial junto con la nómina (art. 12.4.c).
7. Cruza cada mes fichajes con cuadrante: las diferencias son horas no cubiertas o no facturadas. Lo explicamos en la guía de cuadrantes y sustituciones.

Si estás eligiendo herramienta, en la comparativa de software para empresas de limpieza están las apps de control horario pensadas para el sector, con sus precios verificados.

Lista de comprobación

• Registro diario con hora de inicio y fin de cada persona, y en qué centro.
• Conservación de cuatro años y acceso para plantilla, representantes e Inspección.
• Resumen mensual entregado con la nómina a todo el personal a tiempo parcial.
• Método elegido por tipo de centro, con alternativa para quien no use app.
• Información previa y por escrito sobre la geolocalización, con acuse.
• Nada de huella ni reconocimiento facial para fichar sin un análisis de protección de datos que lo justifique.
• Permiso de cada cliente para colocar etiquetas QR o NFC.
• Protocolo escrito para fichajes fallidos, validados por el encargado.
• Informe mensual al cliente de horas prestadas frente a contratadas, con partes de servicio.
• Cruce mensual de fichajes con cuadrante para detectar horas no cubiertas y no facturadas.