Registro de jornada en limpieza: lo que obliga hoy y el decreto digital pendiente

En una empresa de limpieza, el registro de jornada no es un trámite de oficina. Es la prueba de cuántas horas se hicieron, en qué centro y por quién. Con ella pagas nóminas, facturas al cliente y te defiendes ante la Inspección.

Esta guía separa dos cosas que la mayoría de páginas mezcla: lo que obliga hoy, que es ley desde 2019, y el real decreto de registro digital, que a 30 de septiembre de 2026 sigue sin aprobarse.

Estado a 30 de septiembre de 2026

Pregunta	Respuesta
¿Hay que registrar la jornada?	Sí, desde 2019 (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores)
¿Es obligatorio que sea digital?	No con la norma vigente: el Estatuto no fija el soporte
¿Está aprobado el real decreto de registro digital?	No. No fue al Consejo de Ministros de septiembre y no tiene fecha
¿Hay texto definitivo del decreto?	No público. Lo que circula son informaciones sobre el borrador
¿Qué multa hay hoy por no registrar?	Infracción grave: 751 a 7.500 € (LISOS, arts. 7.5 y 40.1.b)

Si lees en otro sitio que el registro digital «ya es obligatorio» o que entra en vigor en una fecha concreta de 2026, compara con las fuentes de esta página. Muchas páginas de proveedores se escribieron con fechas que luego no se cumplieron.

Lo que obliga hoy: el artículo 34.9

El registro de jornada lo introdujo el Real Decreto-ley 8/2019, que añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Dice:

«La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora […]. La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»

Desglosado en obligaciones concretas:

• Diario: cada día trabajado, no un resumen semanal.
• Hora de inicio y de fin de cada persona.
• Organizado y documentado mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión de la empresa previa consulta con los representantes de los trabajadores.
• Conservado cuatro años.
• Disponible para la plantilla, sus representantes y la Inspección.

El artículo no dice que tenga que ser una aplicación. Dice que tiene que existir, ser diario y poder enseñarse.

Tiempo parcial: la obligación que más pesa en limpieza

El sector trabaja con mucha jornada parcial: dos horas en una oficina a primera hora, tres en una comunidad por la tarde. Para ese personal hay una regla adicional en el artículo 12.4.c del Estatuto:

«La jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias.»

Y añade dos cosas:

• La empresa conserva los resúmenes mensuales durante un mínimo de cuatro años.
• Si se incumplen estas obligaciones de registro, el contrato se presume celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial.

Esa presunción es el riesgo real. Una trabajadora contratada a 20 horas cuyo registro no existe o no se entregó con la nómina puede reclamar como si trabajara a jornada completa, y te toca a ti demostrar lo contrario.

Ojo: el resumen mensual va con la nómina, cada mes. Si tu gestoría hace las nóminas y tú llevas el fichaje, pactad quién genera y entrega ese resumen. Es el eslabón que más se rompe.

Las horas complementarias también se registran y se suman. Si no controlas cuántas se hacen por centro, no controlas ni el límite legal ni el coste. Tienes la definición en el glosario.

Sanciones

La LISOS califica como infracción grave (art. 7.5) la transgresión de las normas y límites en materia de jornada, horas extraordinarias, horas complementarias, descansos y registro de jornada.

Las infracciones graves se sancionan (art. 40.1.b) con multa de:

Grado	Importe
Mínimo	751 a 1.500 €
Medio	1.501 a 3.750 €
Máximo	3.751 a 7.500 €

Estas son las cuantías vigentes. Las cifras de multas que se atribuyen al futuro decreto no están en vigor mientras el decreto no se apruebe.

Los problemas propios de una empresa de limpieza

El registro de jornada se pensó para gente que entra y sale de un mismo edificio. En limpieza, eso es la excepción.

Varios centros al día. Una persona puede empezar a las 6:00 en una oficina, pasar a las 9:00 a un portal y terminar a las 19:00 en un local comercial. El registro debe permitir ver inicio y fin de la jornada, pero a ti te interesa además saber inicio y fin en cada centro, porque es lo que facturas.

Los desplazamientos entre centros. Si el tiempo de traslado cuenta como trabajo efectivo depende de tu convenio y de cómo esté organizado el servicio. El convenio de Asturias, por ejemplo, pide en su artículo 5 horarios «lo más ajustados posible, procurando agrupar los horarios a los tiempos necesarios para efectuar los necesarios desplazamientos». El convenio estatal prevé que, cuando una subrogación parte una jornada y el traslado contaba como trabajo efectivo, las dos empresas lo compartan en proporción (art. 17.8). Decide la regla con tu asesor laboral, escríbela y aplícala igual en todos los centros.

Centros que no son tuyos. No puedes colgar un terminal en la pared de cualquier cliente. Las opciones (app con geolocalización, código QR o etiqueta NFC en el centro, teléfono fijo del cliente) tienen ventajas y riesgos distintos, también en protección de datos. Están comparadas en la guía de control de presencia en centros de clientes.

Sustituciones de última hora. La persona que cubre una baja un lunes a las 6:00 tiene que poder fichar en un centro donde nunca ha estado. Si el sistema no lo permite, el registro de ese día se reconstruye a mano, y un registro reconstruido es justo lo que la Inspección cuestiona. Ver la guía de cuadrantes y sustituciones.

Subrogaciones. Cuando heredas plantilla, heredas personas sin historial en tu sistema. El registro debe funcionar desde el primer turno, no desde la primera nómina.

El real decreto de registro digital: en qué punto está

El Ministerio de Trabajo prepara un real decreto que cambiaría la forma del registro. Esto es lo que se puede afirmar con fuentes, a 30 de septiembre de 2026:

• Primer objetivo incumplido. Según ChannelPartner, Trabajo quería sacar adelante la norma inicialmente en septiembre de 2025.
• Dictamen crítico del Consejo de Estado en marzo de 2026, según la misma fuente. Qué.es lo describe como un «duro dictamen» contra el proyecto.
• Compromiso de aprobarlo en septiembre de 2026. En agosto, la prensa informó de que Economía y Trabajo habían acordado llevarlo al Consejo de Ministros en septiembre (Tweem, 19/08/2026).
• No se aprobó en septiembre. El 26 de septiembre de 2026, Qué.es publicó que el texto no iría al último Consejo de Ministros del mes, sin nueva fecha y sin acuerdo cerrado entre Trabajo (Yolanda Díaz) y Economía (Carlos Cuerpo). ChannelPartner lo confirmó el 28 de septiembre.

Resumen: no aprobado, sin fecha y sin texto definitivo público.

Qué incluiría, según las informaciones sobre el borrador

Esto no es ley. Es lo que la prensa atribuye al borrador:

• Registro completamente digital y accesible en tiempo real por la Inspección de Trabajo (ChannelPartner).
• Herramientas que permitan la trazabilidad e inalterabilidad de los registros, y acceso en remoto para la Inspección y para la representación sindical (Tweem).
• Distinguir si cada hora es ordinaria o extraordinaria y registrar descansos e interrupciones (misma fuente).

El texto final puede cambiar, sobre todo tras las objeciones del Consejo de Estado. Plazos de entrada en vigor, periodos de adaptación para pymes o cuantías de multas que veas publicados son del borrador o de propuestas, no de una norma aprobada.

Ojo: si un proveedor te dice que «tienes que cambiar de sistema antes de fin de año por el decreto», pídele la referencia del BOE. A esta fecha no existe.

Qué hacer ahora, se apruebe o no

Hay decisiones que son buenas con la ley de 2019 y con cualquier versión razonable del decreto. Son las que conviene tomar ya:

1. Registro diario por persona y por centro, con hora de entrada y salida en cada uno. Te sirve para cumplir y para facturar.
2. Que el dato nazca en el momento, no se rellene al final de la semana. Es la diferencia entre un registro creíble y uno discutible.
3. Correcciones con rastro: si alguien corrige una hora, que quede quién, cuándo y por qué.
4. Resumen mensual del tiempo parcial generado automáticamente y entregado con la nómina. Decide por escrito quién lo entrega: tú o la gestoría.
5. Horas complementarias separadas de las ordinarias en el registro.
6. Conservación de cuatro años con copia de seguridad y exportación a un formato legible (hoja de cálculo o PDF).
7. Acceso para la plantilla y sus representantes a su propio registro, sin pedirlo por escrito cada vez.
8. Consulta a la representación legal antes de implantar o cambiar el sistema, como exige el 34.9.
9. Protección de datos: si usas geolocalización o biometría, informa por escrito, limita el dato al momento del fichaje y revísalo con quien lleve tu cumplimiento de protección de datos.

Si hoy lo haces en papel o en hojas de cálculo, el paso a un sistema digital tiene sentido por la operación, no por el decreto: sustituciones, horas por centro y facturación. Tienes opciones y precios en la comparativa de software para empresas de limpieza.

Lista de comprobación

• Registro diario con hora de inicio y fin de cada persona, todos los días trabajados.
• Sistema organizado y documentado por convenio, acuerdo o decisión previa consulta a los representantes.
• Horas por centro disponibles para facturar y para cuadrar el cuadrante.
• Resumen mensual del tiempo parcial (ordinarias + complementarias) entregado con cada nómina.
• Registros y resúmenes conservados cuatro años, con copia de seguridad.
• Regla escrita sobre el tiempo de desplazamiento entre centros, revisada con tu asesor laboral.
• Método de fichaje que funcione en centros de clientes y para sustitutos.
• Correcciones con registro de quién, cuándo y por qué.
• Información de protección de datos entregada si hay geolocalización o biometría.
• Revisión del estado del real decreto antes de cualquier compra motivada por él.

Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento sobre tu caso concreto: revisa las dudas con tu graduado social o abogado laboralista. La definición de registro de jornada está en el glosario.