Cuadrantes de limpieza y sustituciones: cómo montarlos para que aguanten una baja

Un cuadrante de limpieza no falla el día que lo haces. Falla el lunes a las 6:00, cuando una persona no puede ir, el centro abre a las 7:30 y el encargado tiene tres llamadas perdidas. Esta guía explica cómo montar el cuadrante para que ese lunes sea un trámite: qué dos vistas necesitas, qué dice el Estatuto de los Trabajadores sobre cubrir huecos con personal a tiempo parcial, cómo organizar una bolsa de sustitutos y qué números mirar cada mes.

El cuadrante tiene dos caras: centro y persona

La mayoría de cuadrantes que vemos en empresas pequeñas están hechos por persona: una fila por trabajadora, una columna por día, y en cada celda el centro y la hora. Sirve para decirle a cada una dónde tiene que ir. No sirve para saber si estás cumpliendo con el cliente.

Necesitas las dos vistas y que cuadren entre sí:

• Vista por centro. Las horas que has vendido a cada cliente, por día y franja. Es tu compromiso: sale del presupuesto o del pliego. Si el contrato dice “lunes a viernes de 6:00 a 9:00, dos personas”, la vista por centro tiene 30 horas semanales y no se negocia.
• Vista por persona. Las horas que tiene cada contrato de trabajo, repartidas entre centros. Es tu compromiso con la plantilla: sale del contrato y del convenio.

La regla de oro: la suma de horas de la vista por centro tiene que ser igual a la suma de horas asignadas en la vista por persona. Si la vista por centro suma más, tienes horas vendidas sin nadie que las haga. Si suma menos, estás pagando horas que nadie factura.

Ojo: el cuadrante por persona tiene que respetar lo que dice su contrato. El artículo 12.4.a del Estatuto de los Trabajadores exige que el contrato a tiempo parcial recoja las horas contratadas y su distribución; si no, se presume a jornada completa. Un cuadrante que mueve a alguien a otro horario sin pacto no es solo desorden: es un riesgo laboral.

Un ejemplo pequeño, con las sumas hechas

Ejemplo ilustrativo (centros y personas inventados para explicar el método). Tres centros, cuatro personas.

Vista por centro (horas semanales vendidas):

Centro	Servicio	Franja	Horas/semana
A. Oficinas	Limpieza diaria, 2 personas	L–V 6:00–9:00	30
A. Oficinas	Cristales interiores	S 9:00–12:00	3
B. Comunidad de vecinos	Portal y escaleras	L, X, V 10:00–12:00	6
C. Clínica	Consultas y aseos	L–S 20:00–23:00	18
Total			57

Vista por persona (horas semanales asignadas):

Persona	Lunes	Martes	Miércoles	Jueves	Viernes	Sábado	Horas/semana
Ana	A 6–9 · B 10–12	A 6–9	A 6–9 · B 10–12	A 6–9	A 6–9 · B 10–12	—	21
Beatriz	A 6–9	A 6–9	A 6–9	A 6–9	A 6–9	—	15
Carlos	C 20–23	—	C 20–23	—	C 20–23	—	9
Dolores	—	C 20–23	—	C 20–23	—	A 9–12 · C 20–23	12
Total							57

Comprobación por centro: A = Ana 15 + Beatriz 15 + Dolores 3 = 33. B = Ana 6. C = Carlos 9 + Dolores 9 = 18. Total 57. Cuadra.

Tres cosas que este ejemplo enseña:

1. Ana encadena dos centros con una interrupción (de 9:00 a 10:00). El artículo 12.4.b del Estatuto solo permite una interrupción al día en la jornada partida de un contrato a tiempo parcial, salvo que el convenio diga otra cosa. Si le añades un tercer centro por la tarde, necesitas que tu convenio lo permita.
2. Dolores trabaja el sábado en dos centros separados por ocho horas. Una interrupción, válida. Pero fíjate en el desplazamiento: algunos convenios provinciales piden agrupar horarios. El de Asturias, por ejemplo, pide a las empresas establecer horarios “lo más ajustados posible” cuando hay desplazamientos entre centros (BOPA 29/06/2026, art. 5).
3. Carlos tiene 9 horas semanales. Con menos de 10 horas semanales en cómputo anual no se puede firmar un pacto de horas complementarias (art. 12.5.b del Estatuto). Si Carlos es tu primera opción para cubrir la clínica, has diseñado mal su contrato.

Franjas: dónde se rompe el cuadrante

La limpieza trabaja en los huecos del cliente. Eso da tres franjas típicas, cada una con su problema:

Franja	Centros típicos	Dónde se rompe
Primera hora (5:30–9:00)	Oficinas, comercios, colegios	La baja se conoce tarde y el centro abre a una hora fija. No hay margen.
Media mañana (9:00–14:00)	Comunidades, fin de obra, cristales	Hay margen de horas, pero la persona suele venir de otro centro: una baja arrastra dos servicios.
Tarde y noche (19:00–24:00)	Clínicas, gimnasios, oficinas con turno de tarde	Menos personas disponibles; nocturnidad a partir de las 22:00 con recargo en muchos convenios (en Asturias, 25 % sobre el salario base, art. 24).

Diseña la bolsa de sustitutos por franja, no en general. Tener cinco personas disponibles “por las tardes” no te arregla una baja a las 6:00.

Tiempo parcial y horas complementarias: lo que dice la ley

La limpieza vive del tiempo parcial. Para cubrir huecos con esa plantilla, estas son las reglas del Estatuto de los Trabajadores, texto consolidado consultado el 30/09/2026:

• Nada de horas extraordinarias a tiempo parcial. El artículo 12.4.c lo prohíbe, salvo fuerza mayor (art. 35.3). Todo lo que hagas por encima de su jornada son horas complementarias.
• Horas complementarias pactadas (art. 12.5.a–d). Solo si hay pacto por escrito, en contratos de al menos 10 horas semanales en cómputo anual. Tope: el 30 % de las horas ordinarias del contrato; el convenio puede fijar otro tope entre el 30 % y el 60 %. La trabajadora debe conocer día y hora con al menos 3 días de preaviso, salvo que el convenio fije un plazo menor.
• Horas complementarias voluntarias (art. 12.5.g). En contratos indefinidos de al menos 10 horas semanales, puedes ofrecerlas en cualquier momento. Tope: 15 %, ampliable al 30 % por convenio. Negarse no es sancionable.
• Suma máxima. Ordinarias más complementarias no pueden superar la jornada a tiempo completo (art. 12.4.c).
• Registro. La jornada a tiempo parcial se registra día a día y se totaliza cada mes, con copia a la trabajadora junto a la nómina. Si no se cumple, el contrato se presume a jornada completa (art. 12.4.c). Lo desarrollamos en la guía de registro de jornada.

Traducción operativa: para una baja de hoy, las horas complementarias pactadas no te sirven por el preaviso, salvo que tu convenio lo haya reducido. Te sirven las voluntarias, las horas libres de quien tenga jornada completa o una persona nueva. Para vacaciones, que se planifican con semanas, las pactadas son perfectas.

Ejemplo con el cuadrante de arriba: Dolores tiene 12 horas. Con el tope legal del 30 % puedes pactarle hasta 3,6 horas complementarias semanales, con 3 días de preaviso. Si su contrato es indefinido, además le puedes ofrecer hasta 1,8 horas voluntarias (15 %). No da para cubrir una semana entera de Ana (21 horas). Por eso la bolsa de sustitutos no es opcional. Revisa en tu convenio provincial si amplía los porcentajes o reduce el preaviso.

Vacaciones: el hueco que sí puedes ver venir

Las vacaciones son el absentismo previsible. Su tamaño lo marca tu convenio provincial. En el de Asturias, por ejemplo, son 30 días naturales para todo el personal y se disfrutan “preferentemente entre los meses de mayo a octubre” (art. 7). Seis meses concentrando las ausencias de un año.

Cómo organizarlas sin romper el cuadrante:

1. Calendario anual cerrado antes de marzo. Cada persona con sus fechas, validado contra la vista por centro.
2. Nunca dos titulares del mismo centro a la vez, salvo que el centro cierre (colegios en agosto, oficinas con cierre).
3. Aprovecha los cierres del cliente. Si la oficina cierra dos semanas en agosto, esas son las vacaciones de quien la limpia. Pregúntalo al firmar el contrato, no en julio.
4. Cubre con horas complementarias pactadas a quien tenga contrato de 10 horas o más y margen: aquí sí puedes dar el preaviso.
5. Contrata refuerzo de verano con tiempo. Mayo es tarde para buscar gente para julio.

La bolsa de sustitutos: correturnos, retén y lista

Llamamos bolsa de sustitutos a las personas que pueden cubrir un hueco con poco aviso. En la práctica tiene tres niveles:

Nivel	Quién	Para qué	Coste
Correturnos	Una o varias personas con contrato estable cuya jornada es precisamente cubrir ausencias	Bajas cortas y vacaciones en una zona	Salario fijo: lo pagas haya o no bajas
Horas disponibles de plantilla	Personas con contrato de 10 horas o más, pacto de complementarias y franjas libres	Vacaciones y bajas planificables	Solo las horas que se hacen
Lista de contratación	Personas ya entrevistadas, con documentación y formación de PRL lista	Bajas largas y picos	Contrato nuevo cada vez

Un correturnos se justifica cuando las ausencias de una zona suman, de media, casi su jornada. Si tienes 60 personas con 20 horas semanales de media (1.200 horas) y un absentismo del 6 %, son unas 72 horas semanales que cubrir: casi dos jornadas completas. Ese número, medido con tus datos, es el que decide.

Para cada persona de la bolsa, ten a mano:

• Centros que conoce (llaves, alarmas, protocolos del cliente).
• Franjas en las que puede trabajar de verdad.
• Si tiene pacto de complementarias y cuántas le quedan este mes.
• Formación y equipos de protección que requiere cada centro (en un hospital no entra cualquiera).

Protocolo de las 6:00: qué pasa cuando alguien no puede ir

Escríbelo en una página y dáselo a encargados y plantilla. Sin protocolo, cada baja se resuelve con la memoria del encargado.

1. Aviso de la trabajadora. Por un canal único (teléfono de guardia o app), no al WhatsApp personal del encargado. Con hora límite: por ejemplo, dos horas antes de la entrada.
2. Registro de la ausencia. Quién, qué centro, qué franja, motivo (sin datos de salud: basta “baja” o “ausencia”).
3. Prioridad de centros. No todos los centros pesan igual. Decide antes cuáles no pueden quedarse sin servicio (clínica, cocina, centro con penalización en contrato) y cuáles aceptan un servicio reducido.
4. Orden de cobertura. Correturnos de la zona → personas con horas voluntarias disponibles en esa franja → reorganizar a quien ya está en el centro (dos personas hacen el trabajo de tres con prioridades) → lista de contratación.
5. Aviso al cliente si no se cubre al 100 %. Antes de que abra. Un cliente avisado a las 7:00 se enfada menos que uno que se lo encuentra a las 9:00.
6. Registro de las horas reales del sustituto en el centro, que es lo que fichará y lo que después irá a nómina y a factura.
7. Cierre. Esa tarde, la baja queda anotada con su duración prevista y el plan de los días siguientes.

Ojo: si reorganizas turnos de forma estable, no es una sustitución: es una modificación de condiciones de trabajo. Los cambios puntuales para cubrir una ausencia son una cosa; mover a alguien de horario durante meses es otra, con sus propias reglas en el Estatuto y en tu convenio.

Cuánto cuestan las sustituciones y dónde van en el precio

Cubrir ausencias cuesta dinero aunque todo salga bien: horas de sustituto, horas complementarias, horas del encargado al teléfono. Si ese coste no está en el precio hora, sale del margen.

Los pliegos públicos lo tratan de forma explícita, y son una buena referencia para contrastar tus números:

• La memoria de un contrato de limpieza de sedes de la Junta de Andalucía en Cádiz presupuesta el absentismo como el 5 % del coste de personal, “en base a resultados de contratos anteriores” (memoria económica).
• Un contrato de la Agencia Pública Andaluza de Educación en Sevilla construye el precio hora con un 6 % de vacaciones y permisos y otro 6 % de absentismo sobre el salario hora. Cuando una licitadora ofertó con un absentismo del 3 %, el informe técnico concluyó que la oferta no era viable, porque la plantilla subrogada “seguirá ausentándose” al ritmo que ya tenía (informe técnico, 30/06/2026).

La lección para contratos privados es la misma: el absentismo de la plantilla que heredas por subrogación viene con ella. Mide el tuyo por contrato y llévalo al escandallo del precio hora.

Qué medir cada mes

Cinco números por contrato y un total. Si solo puedes medir uno, que sea el primero.

Métrica	Cómo se calcula	Qué te dice
Horas no cubiertas	Horas vendidas en la vista por centro − horas realmente prestadas	Riesgo de penalización o de perder el cliente
Tasa de absentismo	Horas de ausencia / horas asignadas	Si el porcentaje de tu precio es realista
Horas complementarias usadas	Por persona, frente a su tope pactado	Si la bolsa está al límite antes del verano
Coste de sustituciones	Horas de sustitutos × coste hora	Cuánto margen se come cada contrato
Horas no facturables	Horas pagadas en el centro por encima de lo vendido	Solapes, entregas de llaves, cuadrante mal ajustado

Para calcularlos necesitas horas reales por persona y centro. Eso sale del control de presencia, no del cuadrante teórico.

Hoja de cálculo, app de turnos o ERP

La herramienta importa menos que tener las dos vistas y las sumas cruzadas. Aun así, hay un punto en el que la hoja de cálculo deja de compensar:

• Hoja de cálculo. Suficiente con pocos centros estables y sustituciones ocasionales. Su límite: no sabe quién fichó dónde, no avisa de topes de complementarias y la versión buena vive en el ordenador de una persona.
• App de turnos y fichaje. Publica el cuadrante en el móvil de cada persona, gestiona ausencias y cruza cuadrante con fichajes. Tiene sentido cuando las sustituciones son semanales.
• ERP sectorial o generalista. Añade lo que las apps no hacen: horas por centro contra lo vendido, coste por contrato y facturación. Tiene sentido cuando necesitas saber qué contratos ganan dinero.

Comparamos opciones concretas, con precios verificados, en la comparativa de software para empresas de limpieza.

Lista de comprobación

• Tengo vista por centro y vista por persona, y las sumas semanales cuadran.
• Cada cuadrante por persona respeta las horas y la distribución de su contrato.
• Ninguna jornada partida a tiempo parcial tiene más interrupciones de las que permite mi convenio.
• Sé qué personas tienen pacto de horas complementarias, su tope y lo que llevan usado.
• He leído en mi convenio provincial si amplía los topes o reduce el preaviso de las complementarias.
• El calendario de vacaciones está cerrado y validado contra los centros.
• Tengo bolsa de sustitutos por franja y por zona, con centros que conoce cada persona.
• El protocolo de las 6:00 está escrito y lo conoce toda la plantilla.
• Mido cada mes horas no cubiertas, absentismo y coste de sustituciones por contrato.
• El porcentaje de absentismo de mi precio hora sale de mis datos, no de una costumbre.