Subrogación de personal en limpieza: guía para la empresa entrante y la saliente

Ganar un contrato de limpieza casi nunca significa contratar gente nueva. Significa heredar la plantilla que ya limpia ese edificio, con su antigüedad, sus jornadas, sus bajas y sus acuerdos. Si no sabes a quién heredas antes de ofertar, el precio lo has puesto a ciegas.

Esta guía explica la regla, la documentación que tienes que exigir (o entregar) y los plazos. Está escrita para los dos lados de la mesa: la empresa que entra y la que sale, porque la mayoría de empresas del sector está en ambos lados varias veces al año.

De dónde sale la obligación: el artículo 17 del convenio estatal

En limpieza, la subrogación no depende de que el cliente lo pida. La impone el I Convenio colectivo sectorial de limpieza de edificios y locales, firmado por ASPEL y AFELIN por la parte empresarial y por CCOO y UGT por la sindical, publicado en el BOE el 23 de mayo de 2013.

Su artículo 17 dice que la subrogación opera cuando cambia el contratista o subcontratista de una actividad de limpieza, en cualquier tipo de cliente, público o privado. El mismo artículo define la contrata como el conjunto de medios organizados para una actividad, que mantiene su identidad aunque cambie el adjudicatario.

Tres detalles que conviene tener claros:

• Es materia reservada al convenio estatal. El artículo 10 del mismo convenio reserva la subrogación al ámbito estatal y dice que esas materias no se pueden negociar en otros ámbitos. Los convenios provinciales suelen remitir a él: el de Asturias 2026-2027 lo hace de forma expresa en su disposición adicional quinta.
• No caduca con el convenio. El artículo 7 fija que la regulación de subrogación, régimen disciplinario y clasificación profesional mantiene su vigencia mientras no haya un nuevo acuerdo que la sustituya. Que el convenio sea de 2013 no la debilita.
• Cubre casi cualquier cambio. Finalización, pérdida, rescisión, cesión o rescate de la contrata, e incluso la reversión del servicio a una administración pública.

Ojo: esta subrogación nace del convenio (subrogación convencional). Es distinta de la sucesión de empresa del artículo 44 del Estatuto de los Trabajadores, que se aplica cuando se transmite una unidad productiva con autonomía. Cuál de las dos rige un caso, y con qué consecuencias sobre deudas anteriores, depende de los hechos concretos. Si hay dudas, es una conversación para tu graduado social o tu abogado laboralista, no para esta guía.

A quién te quedas: los seis supuestos

El apartado 1 del artículo 17 enumera quién pasa a la nueva empresa. Resumido, con la letra del convenio al lado:

Supuesto	Requisito	Qué vigilar
a) Trabajadores en activo en la contrata	4 meses de antigüedad en la contrata antes del fin efectivo del servicio, con cualquier tipo de contrato	Altas recientes justo antes de los 4 meses
b) Con reserva de puesto (IT, excedencia con reserva, vacaciones, permisos, maternidad, incapacidad permanente revisable en 2 años…)	6 meses en la contrata	Bajas largas: el coste de complementos y sustituciones lo asumes tú
c) Interinos que sustituyen a los del punto b)	Ninguna antigüedad mínima, mientras dure su contrato	Dos personas para un mismo puesto durante un tiempo
d) Nuevo ingreso por ampliación del contrato con el cliente	Incorporados en los 6 meses anteriores al fin	Que la ampliación exista de verdad en el contrato con el cliente
e) Nuevo ingreso que cubre vacantes definitivas	Incorporados en los 6 meses anteriores, con alta simultánea en el centro y en la empresa	Fechas de alta que no cuadran con las bajas que sustituyen
f) Plantilla de una primera contrata de servicio continuado	Excluidos servicios eventuales y los de puesta en marcha o primeras limpiezas si la contrata no llegó a 6 meses	Obras recién entregadas

Y quién no se subroga, según el mismo artículo:

• Socios cooperativistas que no son socios trabajadores, y autónomos, aunque hayan trabajado personalmente en el centro.
• El personal de la empresa que hizo la primera limpieza sin contrato de mantenimiento (apartado 4).

La subrogación opera igual a jornada completa que a tiempo parcial, incluso si la persona sigue con la empresa saliente en otra parte de su jornada (apartado 6). En ese caso, las dos empresas gestionan el pluriempleo y la coordinación de vacaciones (apartado 5).

Los casos que generan más discusiones

Una trabajadora que limpia en dos centros y solo cambia uno. Pasa a la entrante por las horas de ese centro y sigue con la saliente por el resto. Si antes el tiempo de traslado entre los dos centros contaba como trabajo efectivo, las dos empresas lo comparten en proporción a su jornada (apartado 8). Apúntalo en el cuadrante desde el primer día.

El cliente se muda. Si traslada sus oficinas y adjudica la limpieza a otra empresa, esta se subroga en el personal que limpiaba el centro anterior, si cumple los requisitos (apartado 7).

Cierre temporal del centro. Si el cierre obliga a suspender el servicio no más de un año, la subrogación sigue vinculando. El convenio prevé tramitar un expediente de regulación de empleo para suspender los contratos, y a la vuelta el puesto queda reservado en ese centro aunque el servicio lo tenga otra empresa (apartado 6).

El cliente internaliza el servicio. El apartado 6 prevé dos escenarios:

• Si el cliente rescinde para limpiar con su propio personal y en el plazo de un año vuelve a contratar a otra empresa, la nueva adjudicataria debe incorporar al personal afectado.
• Si el cliente rescinde para hacerlo con personal propio de nueva contratación, el convenio dice que queda obligado a incorporar a los trabajadores de la empresa de limpieza.

El convenio de Asturias recoge una regla parecida en su artículo 18: el cliente que asume el servicio no tiene que quedarse con el personal si limpia con su plantilla, pero sí si para hacerlo necesita contratar gente nueva. Hasta dónde obliga esto a un cliente concreto, que no es empresa de limpieza, es una cuestión jurídica que conviene revisar caso a caso.

Contratas que se dividen o se agrupan. Si una contrata se trocea en zonas o lotes, cada trabajador pasa con la parte en la que trabajaba. Si varias se agrupan en una, la subrogación alcanza a todos los que trabajaban en las agrupadas (apartados 9 y 10). Esto es habitual en licitaciones públicas que cambian el reparto de lotes.

La documentación: lo que la saliente debe entregar

El apartado 2 del artículo 17 exige que cada supuesto se acredite documentalmente y remite al anexo I. Esta es la lista completa, tal como la fija el convenio:

Relación de personal en hoja de cálculo (modelo del anexo II) con, para cada persona:

• Nombre y apellidos, domicilio y número de afiliación a la Seguridad Social.
• Antigüedad, jornada, horario y modalidad de contrato.
• Vacaciones y fecha de disfrute, días de asuntos propios ya disfrutados y justificación de otras licencias retribuidas.
• Cualquier modificación de esos datos en los seis meses anteriores, con su justificación.
• Periodo de mandato si es representante sindical.

Documentos de comprobación, dejando constancia de su recepción:

1. Copia de los contratos de trabajo o documentación que acredite la vinculación con la empresa y con esa contrata.
2. Copia de las seis últimas nóminas mensuales.
3. Copia de los TC-2 de cotización de los seis últimos meses.
4. Parte de IT o confirmación del personal que esté de baja al transmitir la documentación.
5. Documento firmado por cada trabajador de que ha recibido de la saliente la liquidación de sus partes proporcionales. Debe estar en poder de la entrante en la fecha de inicio del servicio.
6. Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social.

Ojo: la falta de entrega en plazo y forma faculta a la entrante para reclamar a la saliente los daños y perjuicios que le cause (art. 17.2). Guarda prueba de cada petición y de cada entrega: correo con acuse, burofax o firma de recepción.

Los plazos, en un calendario

El convenio fija tres plazos. Conviene pasarlos a fechas reales en cuanto sabes que hay cambio:

Qué	Plazo según el art. 17
Comunicación del cambio de adjudicación entre empresas	Al menos 3 días hábiles antes del inicio efectivo del servicio por la nueva adjudicataria
Entrega de la documentación del anexo I	Mínimo 5 y máximo 15 días naturales desde que una empresa comunica a la otra el cambio
Pago de pagas extra proporcionales y retribuciones pendientes por la saliente	En los 5 días siguientes a la terminación de la contrata
Documento de liquidación firmado por cada trabajador	En poder de la entrante en la fecha de inicio del servicio

La comunicación la puede hacer cualquiera de las dos empresas. Si eres la entrante, no esperes: escribe tú a la saliente el mismo día en que te confirman la adjudicación.

Quién paga qué: liquidación y vacaciones

El apartado 3 reparte los pagos así:

• Salarios y pagas extra: la saliente paga lo devengado hasta el fin de su contrata, incluidas las partes proporcionales de pagas extraordinarias, en los cinco días siguientes.
• Vacaciones no disfrutadas: el trabajador las disfruta con la entrante. La entrante solo paga su parte proporcional; la de la saliente va en su liquidación.
• Vacaciones disfrutadas de más con la saliente: se descuenta el exceso en la liquidación. La entrante no puede cambiar el abono por más días de vacaciones.

Para ti, como entrante, eso significa algo muy concreto: en julio y agosto heredas vacaciones pendientes de disfrute. Si en un centro con seis personas tres tienen sus vacaciones sin disfrutar, necesitas sustitutos desde la primera semana, y ese coste es tuyo.

Contratos públicos: el pliego tiene que darte la información

En licitaciones, el artículo 130 de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público obliga al órgano de contratación a incluir en el propio pliego la información necesaria para evaluar el coste de la subrogación. La empresa que presta el servicio está obligada a facilitarla a requerimiento del órgano.

Como mínimo, el listado debe indicar convenio aplicable, categoría, tipo de contrato, jornada, fecha de antigüedad, vencimiento del contrato, salario bruto anual de cada trabajador y los pactos en vigor que les afecten.

En la práctica, esa información llega a veces incompleta. En una memoria de un contrato de limpieza de la Junta de Andalucía en Málaga, el salario de la trabajadora a subrogar figura como «no facilitado». La administración calculó el presupuesto con el salario mínimo, pero la trabajadora tenía antigüedad de 1990. Si el listado tiene huecos, pregunta por escrito en el plazo de aclaraciones del pliego. Lo tienes explicado en la guía de licitaciones de limpieza.

Cómo ponerle precio a la plantilla que heredas

El error clásico es ofertar con el coste de una limpiadora «tipo» del convenio. La plantilla subrogada no es tipo: tiene antigüedad acumulada, jornadas pactadas y un absentismo que no controlas.

Un caso público lo muestra bien. En un informe de la Agencia Pública Andaluza de Educación de junio de 2026, una licitadora justificó su oferta con un absentismo del 3 %, frente al 6 % previsto en el pliego. El informe concluyó que la justificación no demostraba la viabilidad de la oferta. Uno de sus argumentos: los trabajadores subrogados «seguirán ausentándose un 6 % de las jornadas anuales», porque su histórico de bajas no depende de la nueva empresa.

Para costear bien:

1. Monta el coste persona por persona, no por categoría: salario de tabla, antigüedad, pluses, jornada real.
2. Calcula el absentismo con el histórico de esa plantilla (las nóminas y partes de IT del anexo I te lo dan), no con tu media.
3. Suma los complementos de IT que marque tu convenio provincial. En Asturias, por ejemplo, el artículo 32 obliga a complementar hasta el 100 % en accidente laboral, enfermedad profesional y hospitalización.
4. Pasa todo a coste hora y precio hora antes de comprometer una cifra.

Señales de alarma en la documentación

Si eres la entrante, revisa la documentación buscando esto. No es una lista de sospechas, es una lista de cosas que cuestan dinero:

• Altas en los últimos cuatro a seis meses que no se explican con una ampliación real del servicio ni con vacantes definitivas. El convenio exige que esos supuestos se acrediten.
• Ampliaciones de jornada recientes. El anexo I pide justificar las modificaciones de los últimos seis meses: pide esa justificación.
• Bajas largas o incapacidades permanentes revisables: heredas el puesto reservado y, a menudo, el interino que lo cubre.
• Pactos individuales (pluses no de convenio, horarios cerrados) que no aparecen en el listado pero sí en las nóminas.
• Horas en otros centros de la saliente: señal de pluriempleo que tendrás que coordinar.
• Falta del certificado de estar al corriente con la Seguridad Social.

Si detectas algo, pídelo por escrito y documenta la respuesta. Tu margen para reclamar depende de que puedas demostrar qué pediste y cuándo.

Si eres la empresa saliente

Perder un contrato duele, pero hacerlo mal cuesta más. Lo que te toca:

• Comunica el cambio y prepara el anexo I con tiempo. Ten la hoja de cálculo de cada centro actualizada siempre, no solo cuando pierdes el servicio.
• Liquida en los cinco días siguientes y consigue la firma de cada trabajador antes de la fecha de inicio de la entrante.
• Reubica o no a quien trabaja también en otros centros tuyos, y coordina con la entrante el pluriempleo y las vacaciones.
• Revisa el material y la maquinaria que tienes en el centro: la subrogación afecta a personas, no a tus equipos.

Plan de la primera semana (empresa entrante)

Día 0 (te confirman la adjudicación). Escribe a la saliente comunicando el cambio y pidiendo el anexo I completo. Pon en el calendario la fecha límite de los 15 días naturales.

Días 1 y 2. Cruza el listado con las nóminas y los TC-2. Marca quién cumple cada supuesto y quién no. Pide por escrito lo que falte.

Días 3 y 4. Reúnete con la plantilla en el centro. Recoge datos para las altas, explica cómo se ficha y quién es su encargado. Revisa vacaciones pendientes y bajas vigentes.

Día 5. Da de alta, prepara los contratos y el registro de jornada desde el primer turno. Carga el cuadrante con las sustituciones que ya sabes que vas a necesitar.

Primer día de servicio. Comprueba que tienes el documento de liquidación firmado por cada trabajador. Si no lo tienes, déjalo por escrito ese mismo día.

Lista de comprobación

• Comunicación del cambio enviada con al menos 3 días hábiles de antelación, con prueba de envío.
• Relación de personal en hoja de cálculo con todos los campos del anexo I.
• Contratos, 6 últimas nóminas y 6 últimos TC-2 de cada persona.
• Partes de IT vigentes y lista de personas con reserva de puesto.
• Justificación de las modificaciones de los últimos 6 meses (altas, jornadas).
• Documento de liquidación firmado por cada trabajador, en tu poder el día de inicio.
• Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social.
• Vacaciones pendientes y sustituciones previstas cargadas en el cuadrante.
• Coste hora recalculado persona por persona con el absentismo real de esa plantilla.
• Casos dudosos (sucesión de empresa, internalización, pactos individuales) revisados con tu graduado social o abogado laboralista.

Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento sobre tu caso concreto. Las definiciones de subrogación y contrata están en el glosario.